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Pasos para Registrar una Empresa en EE.UU. 

La necesidad de expansión a mercados globales, lleva a miles de emprendedores, comerciantes y empresarios a indagar acerca de las plazas más atractivas y estables en función de la proyección de crecimiento de cada proyecto. Uno de los escenarios más conocidos es el estadounidense, entrar a este mercado siempre representará un impulso en múltiples ámbitos tales como: la cercanía a proveedores, el acceso a puertos de alto tránsito o grandes prestaciones, la incorporación de plataformas de procesamiento de pagos de alcance global, adicional a la incorporación a una economía fortalecida y en constante crecimiento.

Razones para Registrar tu empresa en Estados Unidos

La razón principal para registrar una corporación o formar una LLC es minimizar su responsabilidad personal, una vez que su empresa se incorpora (ya sea formando una LLC o una corporación), existe como una entidad comercial separada, básicamente, pones un muro que separa tus activos personales de cualquier cosa en el negocio. 

Por supuesto, también hay otros beneficios, estas son las principales razones para registrar tu empresa en Estados Unidos:

  • Minimiza su responsabilidad personal y protege sus bienes personales.
  • Puede obtener más flexibilidad cuando se trata de impuestos. (Hable con nuestro equipo de asesores fiscales para obtener consejos específicos sobre su situación personal)
  • Aumenta la credibilidad de su pequeña empresa.
  • Agrega una capa de privacidad (Al no usar su nombre personal y dirección particular para representar su negocio)
  • Construir su crédito comercial.
  • Proteger el nombre y la marca de su empresa a nivel estatal. (También puede protegerla a nivel global con nuestro servicio de registro de marca)

proceso para registrar una empresa en estados unidos

Si bien es cierto que para registrar una empresa nueva o una sucursal de su empresa en Estados Unidos se requiere de trámites administrativos en los cuales se debe tener atención a los detalles, cumplir con regulaciones gubernamentales, definir de forma concreta la estructura propia de la empresa y el nicho de mercado a explotar, también es importante que sepa que este proceso no tiene por que ser un dolor de cabeza para usted, para tal fin hemos preparado una lista con algunos pasos importantes a seguir antes, durante y después de registrar su empresa en los Estados Unidos para facilitar esta tarea.


Pasos a seguir antes de iniciar la formalización de tu empresa


Determina el Tipo de Entidad

Comencemos por conocer las estructuras comerciales estadounidenses más comunes, cada una de ellas determinará principalmente: la separación de bienes personales de los bienes del negocio, las implicaciones fiscales, la complejidad vs la protección de responsabilidad y la distribución de ganancias y pérdidas.

LLC:

Una LLC (compañia de responsabilidad limitada) es un híbrido de propiedad individual / sociedad y corporación, esta estructura es muy popular entre las pequeñas empresas por una buena razón, la LLC limita la responsabilidad personal de los propietarios, pero no requiere gran parte de la formalidad y el papeleo de la corporación.

Esto lo convierte en una excelente opción para los propietarios de negocios que desean protección de responsabilidad, pero no quieren lidiar con minutas de reuniones exhaustivas, presentaciones de anexos u otros trámites que necesitaría presentar como corporación. 

Corporación C:

Incorporarse como una Corporación C puede resultar en impuestos más altos para algunos escenarios de pequeñas empresas debido a la doble imposición, con una corporación C, la empresa debe pagar impuestos sobre las ganancias, y luego los propietarios también pagan impuestos cuando se les distribuyen las ganancias.

Obviamente, si está buscando poner las ganancias de su pequeña empresa en su propio bolsillo, puede terminar pagando mucho en impuestos. 

Corporación S:

Como se mencionó anteriormente, la estructura de impuestos de la Corporación C no es óptima para muchas pequeñas empresas, ya que los dueños de negocios a menudo pagan impuestos dos veces sobre las ganancias, sin embargo, las corporaciones pueden optar por el tratamiento fiscal de “Corporaciones S”, a menudo llamada entidad de "transferencia", una corporación S no presenta sus propios impuestos, por el contrario, las ganancias y pérdidas de la empresa se transfieren y se informan en la declaración de impuestos personal del propietario de la empresa.

Para calificar para el tratamiento tributario de Corporación S, deberá completar el Formulario 2553 con el IRS, deberá hacer esto no más de 75 días a partir de la fecha de incorporación, o no más de 75 días desde el inicio del año fiscal actual, tenga en cuenta que no todas las empresas pueden calificar para ser una Corporación S, por ejemplo, una Corporación S no puede tener más de 100 accionistas y todos los accionistas deben ser ciudadanos o residentes de EE. UU.


Escoge el Estado más Adecuado para Registrar tu Empresa

Antes de formar su empresa, deberá elegir en qué estado desea incorporarse. En el caso de que usted sea residente de los Estados Unidos la incorporación en su estado de origen es lo más recomendable, si usted es extranjero no residente todo dependerá de los requerimientos de su organización, Delaware, Nevada y Wyoming son estados populares para la incorporación debido a beneficios legales y de otro tipo, si no está del todo claro en qué estado seleccionar, consulte con nuestro equipo de asesores, con gusto le guiaremos y haremos las sugerencias de acuerdo a sus necesidades.


Escoge el Nombre de tu Empresa

Elegir el nombre de tu empresa puede ser una de las tareas más complejas, lograr un nombre llamativo y que al mismo tiempo sea fácil de reconocer o recordar en ocasiones es uno de los principales obstáculos a enfrentar, te recomendamos elegir algo que represente perfectamente tu producto o servicio a la vez que se destaque ante tu competencia.

Una sugerencia es utilizar palabras sencillas, distintivas, significativas, emocionales, intente crear una asociación verbal o sonora tratando de crear una imagen mental de sus productos o servicios.

También debe verificar que el nombre de la empresa no sea utilizado por nadie más en los estados donde desea realizar negocios, si ya has definido el nombre que usarás para tu empresa, pero aún estás afinando detalles antes de registrarla puede solicitar nuestro servicio de reserva de nombre para evitar que sea usado por alguien más.


Consiga un Agente Registrado para su Negocio

Para incorporar su empresa, debe tener un "Agente Registrado" estas son personas o entidades que se designan para que puedan aceptar avisos legales y otra correspondencia para su empresa en su nombre, si ha elegido a una persona como agente registrado, debe vivir en el mismo estado en el que se registra la empresa, si escoge una empresa como Agente Registrado, esta debe poder realizar negocios en ese estado, también deben tener una dirección física y no un P.O. BOX.

Nuestra empresa proporciona un servicio integral de agente registrado que es gratuito durante el primer año si registra su empresa a través de nuestros planes. Nuestro servicio de agente registrado incluye un panel donde puede revisar los documentos recibidos, recibir una notificación automática de la correspondencia y obtener el reenvío gratuito de toda la correspondencia legal oficial.

Tenga en cuenta que si usted es residente de Estados Unidos puede actuar como su propio agente registrado, pero muchos propietarios de negocios optan por tener un servicio de agente registrado profesional por motivos de privacidad, disponibilidad u otras preocupaciones.


PASOS A SEGUIR PARA LA FORMALIZACIÓN DE TU EMPRESA


Registra tu Empresa

Hay tres métodos comunes de incorporación para formar una LLC o una Corporación, cada uno tiene sus pros y sus contras según sus necesidades:

  • Hágalo usted mismo: es el método de menor costo, pero deberá hacerlo todo por su cuenta, esta es la mejor opción si está más interesado en ahorrar dinero que en tiempo, con esta ruta, debe poder lidiar con muchos detalles y reglas gubernamentales.
  • Servicio de Incorporación legal en línea: un servicio de presentación legal en línea completará y archivará la documentación por usted. Como cualquier documento legal, los artículos de incorporación y formularios de solicitudes están llenos de detalles tediosos, un servicio profesional puede garantizar que su solicitud se realice correctamente y se procese sin problemas. Nuestro equipo puede conversar con usted acerca de sus requerimientos y preparar el plan más acorde para lograr el objetivo de tener su empresa operando en Estados Unidos en tiempo record.
  • Contrate un Abogado: esta es la opción más costosa, pero puede ser necesaria en determinadas situaciones. Por ejemplo, si tiene requisitos complejos sobre cómo deben asignarse sus acciones o si está trabajando con millones de dólares, debe recurrir al asesoramiento de un experto. Si este es su caso contacte con nuestro equipo y le asesoraremos al respecto.

Es importante tomar en consideración que para registrar su empresa en los Estados Unidos deberá contar con una dirección comercial válida, dependiendo del tipo de empresa esta dirección puede ser la de su hogar en caso de ser residente de Estados Unidos, en el caso de que usted sea extranjero no residente puede rentar una oficina física o virtual, consulte nuestras opciones de oficina virtual directamente en nuestra tienda en línea. Nuestro equipo también puede gestionar el alquiler de un espacio de oficina física si así lo requiere.

Al incorporar con nuestros planes, puede escoger si desea usar nuestros servicios de oficina virtual.


Solicita tu EIN

Ya sea que tenga la intención de emplear personas o no, deberá su número de identificación federal (EIN) del IRS. Este número único permite que las LLC, las Corporaciones y los Propietarios Únicos se identifiquen para efectos fiscales.

Piense en su EIN como un número de seguro social para su negocio, lo usa para pagar salarios, declarar impuestos y pagar cualquier dinero que deba al IRS, la secretaría de su estado también puede usar un EIN para ciertas administraciones o pagos relacionados con impuestos.

Todos nuestro planes de incorporación incluyen la solicitud del EIN de su empresa, evitando que usted tenga que complicarse con este tipo de trámites.


Aperture una Cuenta Bancaria Comercial

Si es una LLC o una Corporación, debe tener una cuenta bancaria comercial separada, administrar las finanzas de su empresa en una cuenta diferente hará que sea mucho más fácil administrar las transacciones financieras, ver cuándo se han pagado las facturas, realizar un seguimiento de los gastos y conciliarlos con sus registros contables.

Configurar una cuenta bancaria comercial es fácil, cada banco tiene sus propios requisitos, pero la mayoría necesitará la documentación de incorporación de su estado (como sus Artículos de Organización) y su EIN, podemos indicarle toda la información que necesita y enviársela.

Cuando se trata de bancos, elija uno que funcione para usted, ya sea una cadena grande como Bank of America, Wells Fargo o Chase, o un banco local más pequeño.

Póngase en contacto con su banco para ver cuáles son sus requisitos específicos para abrir una cuenta bancaria comercial, la mayoría de los bancos proporcionarán chequeras y tarjetas de débito comerciales vinculadas a su cuenta.

En caso de que usted sea extranjero no residente de Estados Unidos, contacte con nuestro equipo y con gusto le brindaremos toda la asesoría con respecto a los procedimientos a seguir para la apertura de su cuenta bancaria comercial.


Solicita el ITIN Para ti y tus Socios (Extranjeros no Residentes)

Toda persona extranjera no residente que forme una nueva empresa en los Estados Unidos deberá solicitar un número ITIN al IRS con al menos 2 meses de antelación a la fecha límite de la presentación de impuestos, este número le permitirá rendir las declaraciones ante el servicio de hacienda, adicionalmente al tener su ITIN podrá gestionar la apertura de una cuenta bancaria personal. Puede solicitar que gestionemos su solicitud de ITIN directamente desde nuestra tienda en línea.

Si usted utiliza nuestro servicio de incorporación de empresas en Estados Unidos, puede solicitar al momento de colocar su orden la gestión de los ITIN de usted y sus socios (en caso de tenerlos), el proceso de solicitud de ITIN demora aproximadamente 8 semanas y este tiempo depende enteramente del volumen de solicitudes que maneje el IRS en el momento de enviar sus documentos.

Un ITIN no autoriza a un individuo a trabajar. El ITIN es sólo para reportar los impuestos.


PASOS A SEGUIR DESPUÉS DE REGISTRAR TU EMPRESA

Registre su Nombre Comercial

Al registrar su empresa otras empresas no podrán registrarse con el mismo nombre en el estado donde usted se ha incorporado, si desea una mayor protección de su nombre comercial, puede registrarlo como marca comercial oficial, brindamos el servicio completo de búsqueda y registro de marcas comerciales: verificamos si su nombre ya está registrado en la Oficina de Patentes y Marcas Registradas de EE. UU. y en caso de estar disponible lo registraremos en su nombre.


Defina su Identidad Corporativa

Es posible que desee diseñar un logotipo usted mismo o utilizar un servicio de diseño económico, pero generalmente vale la pena pagar por un diseñador gráfico. Nuestro equipo de Branding puede ayudarle a crear el diseño perfecto para el logotipo de su empresa así como su imagen corporativa, seleccionando el tipo de letra y la combinación de colores adecuados.

Recuerde que su logotipo es la primera parte de su marca en el mundo, por lo que invertir tiempo y dinero en hacerlo bien dará sus frutos más adelante.


Solicite las Licencias Comerciales que Requiera

Dependiendo del tipo de negocio que maneje, es posible que necesite ciertas licencias de la ciudad, condado, región, estado o gobierno federal, estos requisitos varían entre industrias. Por ejemplo, para administrar un restaurante, necesitará certificaciones de alimentos e higiene, si desea vender alcohol necesitará una licencia de licores.

El mundo de los permisos y las licencias puede ser complejo, por esa razón ofrecemos un servicio de de investigación de licencias comerciales para ayudarlo, investigamos todos los permisos o licencias que pudiera necesitar y le informamos cómo solicitar cada una de ellas, los costos e incluso le ayudamos a completar correctamente los formularios de solicitud.


Configure un Procesador de Pagos 

Es posible que necesite un procesador de pagos para aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito de sus clientes. Algunos programas de contabilidad, pasarelas de pago y otras configuraciones le permiten aceptar tarjetas automáticamente, especialmente si solo realiza pagos en línea.

Si acepta pagos en persona (como en una tienda física), podemos ayudarle a configurar la solución adecuada para obtener las mejores tarifas en sus transacciones con tarjeta.


Aprenda cómo Realizar el Seguimiento de los Gastos 

Toda empresa tiene que gastar dinero para funcionar, estos pagos por los bienes y servicios necesarios para administrar su negocio son "gastos", por lo general los gastos se deducen de los ingresos de su empresa cuando calcula sus ganancias normalmente no tendrá que pagar impuestos sobre sus gastos.

Los gastos pueden ser complejos, nuestro equipo de contabilidad puede conversar con usted acerca de los detalles; estos son algunos de los más comunes que puede deducir:

  • Costos del producto: materias primas, fabricación, envío, etc.
  • Gastos de oficina: alquiler, seguro, reparaciones, servicios públicos, etc.
  • Costos operativos: Software, hardware, mobiliario, contabilidad, hosting, misceláneos, etc.
  • Costos de atención al cliente: devoluciones, reparaciones, reembolsos, sistemas de atención al cliente, etc.
  • Costos de marketing y ventas: marketing, publicidad, branding, etc.
  • Costos de transacciones: tarifas por procesar pagos a través de PayPal, Stripe o tarjetas de débito / crédito


Entender los Tipos de Impuestos

Hay muchos impuestos que deberá pagar como propietario de un negocio, si usted registró su empresa como una LLC, las ganancias de su negocio fluirán hasta su declaración de impuestos personal, que es donde pagará impuestos.

Los tipos de impuestos que deberá pagar incluyen:

  1. Impuesto sobre la renta federal: deberá pagar el impuesto sobre la renta con respecto a las ganancias que obtenga de su negocio.
  2. Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia: a diferencia de los empleados, las ganancias de su negocio estarán sujetas a un impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (FICA y Medicaid). Esto es un poco más del 15 por ciento de sus ganancias. (Aplica solo para residentes de Estados Unidos)
  3. Impuesto estatal: la mayoría de los estados tienen un impuesto estatal sobre la renta, si el suyo lo hace, se le aplicarán impuestos sobre sus ganancias como de costumbre, para registrarse para los impuestos estatales, visite el sitio web de su secretario de estado o solicite asesoría a nuestro equipo.
  4. Impuesto sobre la nómina: si paga a los empleados, será responsable del impuesto sobre la nómina.
  5. Impuesto de sociedades: si se incorpora como una corporación C, también deberá pagar el impuesto de sociedades; se le cobrarán impuestos tanto sobre sus ganancias como negocio como cuando extraiga ganancias de su empresa. Esta “doble imposición” es una de las razones por las que normalmente recomendamos las LLC como una buena estructura empresarial, ya que las evitan.
  6. Otros impuestos: en determinadas circunstancias, es posible que deba pagar otros tipos de impuestos. Nuestro equipo de contadores le informará de qué otro impuesto puede ser responsable.
  7. Una vez que sepa qué impuestos es probable que deba pagar, deberá pagar los impuestos estimados al gobierno federal y estatal cuatro veces al año.

Nota importante para Extranjeros no Residentes:

Cualquiera que tenga ingreso de fuentes estadounidenses debe pagar impuestos sobre ese ingreso, usted como extranjero no residente debe presentar el formulario 1040NR, no permita que lo engañen al decirle que no debe pagar impuestos siendo extranjero no residente, ya que esto puede acarrear problemas legales con el departamento de hacienda.


Impuestos Sobre las Ventas

Si su empresa vende productos físicos o ciertos tipos de servicios, es posible que deba cobrar el impuesto sobre las ventas y pagarlo al departamento de ingresos de su estado, el impuesto a las ventas generalmente se recauda en el punto de compra cuando vende el producto o servicio a su cliente.

Las tasas de impuestos sobre las ventas varían ligeramente según la región, el condado o la ciudad en la que se encuentra su empresa. Los tipos de productos o servicios sobre las que debe cobrar impuestos sobre las ventas generalmente incluyen:

  • Bienes que vende como libros, automóviles, productos electrónicos, muebles, electrodomésticos, materias primas, etc.
  • Algunos servicios que usted brinda, la mayoría de los estados no cobran impuestos sobre las ventas sobre los bienes que se consideran necesidades, como alimentos, medicamentos, ropa o gasolina.


¿Que es el Nexo de los Impuestos Sobre las Ventas?

Otro concepto importante para los impuestos sobre las ventas es el de "nexo". Un nexo, también conocido como "presencia física suficiente", ayuda a definir si deberá pagar el impuesto sobre las ventas en un estado en particular, por ejemplo, si tiene un nexo en Carolina del Norte, debe pagar impuestos sobre las ventas de Carolina del Norte.

Para las empresas tradicionales de ladrillo y cemento, la idea de un nexo de impuestos sobre las ventas es sencilla: si tiene una tienda física, una oficina u otra presencia, deberá pagar el impuesto sobre las ventas al gobierno estatal.

Donde se vuelve más complicado es si su negocio es un minorista en línea o un sitio web de comercio electrónico, debido a que está vendiendo a través de las fronteras estatales, tener un nexo o no es un poco más confuso, por lo general, se le definirá como un nexo si tiene una oficina, empleado, almacén o filial en un estado.

Algunos estados también pueden definir un nexo de impuestos sobre las ventas si realiza una determinada cantidad o cantidad de ventas, o si está haciendo negocios temporalmente en un estado, si tiene un nexo, deberá cobrar el impuesto sobre las ventas y pagarlo al gobierno estatal. Debido a que las reglas de nexo pueden ser confusas, recomendamos consultar con nuestro equipo de contadores y con gusto aclararemos todas sus inquietudes.

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